Siklus
Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
1.
Sistem Pembelian
2.
Sistem Pengeluaran Kas
3.
Sistem Pembayaran Gaji
1.
Sistem
Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
· Bagian pembelian, yang berfungsi
melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer
· Bagian hutang, yang bertanggung
jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga
dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat
layanan pemasok.
· Bagian gudang, yang bertugas
menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian
bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
· Bagian hutang, yang bertugas
menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
· Bagian keuangan atau kasir
bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan
sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan
pencatatan atas pembayaran.
Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang
terlampir) :
· Bagian gudang mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi pembelian
· Bagian pembelian meminta penawaran
harga dari berbagai pemasok
· Bagian pembelian menerima penawaran
harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok
· Bagian pembelian membuat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih
· Bagian penerimaan memeriksa dan
menerima barang yang dikirim oleh pemasok
· Bagian penerimaan menyerahkan barang
yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
· Bagian penerimaan melaporkan
penerimaan barang kepada bagian akuntansi
· Bagian akuntansi menerima faktur
tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian
akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2.
Sistem
Pengeluaran Kas
Sistem
pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem
pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor
yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh
tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan
melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun
demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon
pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah
:
·
Bagian yang memerlukan pengeluaran
kas
·
Bagian kas
·
Bagian akuntansi
·
Bagian pemeriksaan intern
Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart
terlampir) :
· Proses utang dagang mempelajari file
utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran
kas untuk melakukan pembayaran
· Pembayaran kas menyiapkan dan
mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang
dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya
diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut
· Pada akhir periode, baik proses
pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke
buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan
utang dagang.
3.
Sistem
penggajian
Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :
· Bagian kepegawaian, bertanggung
jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
· Bagian pencatat waktu, bertanggung
jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
· Bagian pembuat daftar gaji &
upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
· Bagian akuntansi, bertanggung jawab
: mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan
upa karyawan
· Bagian keuangan, bertanggung jawab :
mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank,
memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk
dibagikan
Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart
terlampir) :
·
Pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan,
dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk
menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar
hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau
tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam
lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman
gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.
·
Pencatatan waktu kerja
Prosedur
ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan
pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk
atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja
ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada
produk yang diproduksi.
·
Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam
prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian
karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
·
Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam
prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok
produk.
·
Pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian
akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran
kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.
Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan
membagikan cek dan upah.
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar